Le traitement de texte : Word

Généralités

Le traitement de texte permet d'écrire du texte (une lettre, une poésie, un rapport, etc.) et de le mettre en page. Le traitement de texte standard de la bureautique est Microsoft Word mais, Writer, le module de traitement de texte d'OpenOffice, est de plus en plus utilisé et entre autres par les administrations françaises.

Pour écrire un texte sur un ordinateur, il faut connaître quelques règles importantes car le fonctionnement de la machine étant parfaitement logique, mais aveugle, elle exécutera ce qui est demandé tel quel. Il faut prendre les précautions suivantes et connaître ces règles.

1. Saisie du texte

Le texte s'écrit « au kilomètre », c'est-à-dire qu'il ne faut pas passer à la ligne à la fin d'une ligne à recopier, l'ordinateur s'en chargeant lui-même.

Il ne faut jamais taper deux fois de suite la touche espace ni tabulation et espace est féminin !
Si le traitement de texte possède une option Petites capitales, saisir les noms propres en minuscules en commençant par une majuscule, et mettre le mot en petites capitales. Il en va de même pour les sigles.

Rappel : le prénom s'écrit toujours avant le nom.
Pour passer à la ligne volontairement, il faut taper sur la touche Retour (ou parfois Entrée). Elle est située à droite du clavier et comporte une flèche qui revient vers la gauche .
Cette touche est différente de la touche Entrée (ou parfois Entr) située en bas et à droite du clavier.

2. Ponctuations

L'ordinateur lui-même intègre certaines règles de la typographie.

Par exemple, si vous n'avez pas laissé d'espace près un point mais que vous l'avez par erreur placé avant et que la fin de la ligne est atteinte, il va couper la ligne à l'espace et vous aurez un point isolé en début de ligne.

Il y a toujours une espace après un point, une virgule, deux-points, un point-virgule, une parenthèse fermante, un point d'exclamation, un point d'interrogation, un guillemet fermant.

Il y a toujours une espace normal avant une parenthèse ouvrante et un guillemet ouvrant.

Il y a toujours une espace avant deux-points, un point-virgule, un point d'exclamation, un point d'interrogation mais cet espace doit être une espace insécable pour éviter de retrouver ces ponctuations en début de ligne.
Il s'obtient par Ctrl+Espace ou Ctrl+Majuscule-Espace sur P.c. et par alt-Espace sur Macintosh

Il n'y a jamais d'espace entre une parenthèse ouvrante et le texte qui suit, ni entre ce texte et la parenthèse fermante.
Exemple : ... le CIP (Centre d'Ingénierie Pédagogique).

Il y a toujours une espace insécable à l'intérieur des guillemets.
Exemple : ... William « Bill » Gates.

Pas d'espace ni avant ni après un trait d'union (il unit !).

Cas particuliers

Deux signes de ponctuation qui se suivent

Lorsque deux signes se suivent comme parenthèse fermante ou guillemet fermante et virgule ou point, c'est le second qui devient prioritaire pour l'application de la règle. Il n'y a donc pas d'espace entre les deux signes.

Exemple :

parenthèse fermante et virgule : ),
parenthèse fermante et point : ).
guillemet fermant et virgule : »,
guillemet fermant et point : ».
Autres exceptions

Ne pas laisser d'espace après le point lorsqu'il est utilisé en séparateur (numéro de téléphone par exemple).

Ne pas laisser d'espace après la virgule lorsqu'elle est utilisée dans l'écriture d'un nombre.

Remarque : Bien que le correcteur orthographique de Word considère ceci comme une erreur (on lui pardonne, il n'est pas français !), il n'y a pas de virgule après les conjonctions de coordination : et, ou, ni, mais, or, car, donc.
3. Formatage du texte

Ne jamais utiliser la barre d'espace pour centrer ou décaler le début d'une phrase, mais utiliser les options de formatage c'est-à-dire : Centré, Justifié, à Gauche ou à Droite.

On peut décaler le début de ligne d'un nouveau paragraphe par une action sur la touche Tabulation afin de bien marquer la différence.
Il est possible d'écrire en Gras, Italique ou en Souligné ainsi qu'avec des polices (ou Fontes) différentes dans des tailles différentes.

Ces options sont accessibles dans le menu Caractère ou Format après avoir sélectionné le texte qui doit être modifié.

4. Typographie

Toujours tout saisir les textes en minuscules (avec majuscule en début de phrase bien sûr !) et au kilomètre, c'est-à-dire avec un retour à la ligne que lorsque le paragraphe est terminé.

Les noms propres ne s'écrivent pas en capitales mais en minuscules (avec majuscule en début bien sûr !). Ils pourront être écrits en petites capitales ou petites majuscules.

Les sigles comme I.u.f.m., S.n.c.f., sont à écrire avec des points séparateurs entre les lettres. Les mettre ensuite en Petites capitales du menu Format > Caractères de Microsoft Word par exemple.

Il reste une interrogation pour United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization on dit Unesco mais cela se prononce tel quel comme un mot normal et pas comme une abréviation U.N.E.S.C.O.

En typographie, pour un texte destiné à être imprimé, les polices de caractère standard sont Times (police à empattements) et Helvetica ou Arial (polices sans empattement). Elles sont classiques et facilitent la lecture.
Pour un texte destiné à être lu à l'écran, les polices de caractère standard sont Verdana, Arial ou Helvetica (polices sans empattement).

Éviter absolument les polices fantaisies.

L'espace insécable, celui que l'on doit placer devant les doubles signes de ponctuation, s'obtient par Ctrl+Espace (Pc) ou Option-Espace (Mac).
On l'obtient aussi par le menu Insertion > Caractères spéciaux.

Les guillemets typographiques français (« et ») doivent êtres utilisés au lieu des guillemets informatiques américains. On les obtient par alt-0171 et alt-0187 sur P.c. ou alt-7 et alt–Maj–7 sur Macintosh.

Aujourd'hui, on peut enfin mettre les accents sur les majuscules (c'était limité à cause des caractères des machines à écrire). Il faut donc le faire !